Vertreterregelung in der elektronischen Patientenakte
In der elektronischen Patientenakte (ePA) kannst du Vertreterinnen und Vertreter festlegen. Erfahre hier, wie es funktioniert.
Was ist eine ePA‑Vertretung?
Die ePA‑Vertreterregelung ermöglicht es dritten Personen (maximal fünf), die Verwaltung der eigenen elektronischen Patientenakte zu übertragen. Das kann sinnvoll sein, wenn beispielsweise Kinder, ältere Familienmitglieder oder nahestehende Personen die App nicht selbst nutzen können.
Wer kann Vertreterin oder Vertreter sein?
- Familienangehörige, enge Bekannte oder gesetzliche Betreuer. Eine Verwandtschaft ist keine Voraussetzung
- Vertreterinnen und Vertreter müssen eine eigene ePA‑App, eine Gesundheits‑ID/eGK + PIN und ein Smartphone besitzen
- Die Verwaltung einer ePA funktioniert ebenfalls, wenn der Vertreter bei einer anderen Krankenkasse versichert ist
Was dürfen Vertreterinnen und Vertreter?
- Dokumente einsehen, hochladen, herunterladen, verbergen und löschen
- Zugriffsrechte für Ärztinnen und Ärzte, Krankenhäuser und Apotheken vergeben oder entziehen
- Protokolldaten nachverfolgen
- Vertreter dürfen keine weiteren Berechtigungen erteilen oder die Akte vollständig löschen
Wichtig: Gewähre den Zugriff auf deine ePA nur Personen, denen du voll und ganz vertraust. Sie erhalten dadurch Einsicht in deine Gesundheitsdaten.
Schritt-für-Schritt: Vertretung einrichten
Variante A – Ich möchte eine Vertretung für eine Person einrichten, deren ePA ich verwalten darf:
- Melde dich mit deinen Zugangsdaten in deiner ePA‑App an.
- Öffne deine Patientenakten.
- Wechsle in den Bereich „Profil“ (oben rechts) - „Vertretung einrichten“.
- Falls die Person, deren ePA du verwalten darfst, eine eigene ePA-App besitzt, wähle „Personen, die Sie vertreten“ + „Hinzufügen“.
- Gib den Namen, die Versichertennummer und die Krankenkasse der Person ein.
- Die Person erhält eine E‑Mail zur Bestätigung.
- Sollte die Person keine eigene ePA-App haben, wähle „Vertretung für Personen ohne eigene App verwalten“ + „Vertretungen verwalten“ und halte zusätzlich die eGK+PIN der Person, deren ePA du verwalten darfst, bereit.
Variante B – Ich möchte, dass eine andere Person meine ePA für mich verwaltet:
- Melde dich mit deinen Zugangsdaten in deiner ePA‑App an.
- Öffne Deine Patientenakten.
- Wechsle in den Bereich „Profil“ (oben rechts) - „Ihre Patientenakte“ -> „Berechtigung“ -> „Sie vertretende Personen“ → „+ Sie vertretende Personen hinzufügen“
- Gib den Namen, die E-Mail-Adresse und die Versichertennummer der Person ein, die deine ePA nun verwalten darf.
- Die Person, die nun deine ePA verwalten darf, wird per E-Mail informiert.
Falls du keine ePA-App besitzt, soll die Person, die künftig deine Akte verwaltet, den Schritten aus Variante A folgen.
Hinweis: Du kannst maximal fünf Vertreterinnen und Vertreter pro ePA hinzufügen.
Wann ist das sinnvoll?
- Kinder, Jugendliche (unter 15 Jahre): Eltern oder Sorgeberechtigte verwalten die Akte – ab 15 Jahre übernehmen die Jugendlichen selbst
- Ältere oder Pflegebedürftige, Personen ohne eigenes Smartphone oder mit eingeschränkter Fähigkeit, Apps zu nutzen
- Hilfe‑Szenarien im Notfall oder Alltag, zum Beispiel bei chronisch erkrankten Personen
Häufige Fragen (FAQ)
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Muss die Vertreterin oder der Vertreter bei derselben Krankenkasse sein?
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Nein – lediglich dasselbe Aktensystem wird benötigt (noch). Welches Aktensystem die jeweilige Kasse nutzt, kannst du ganz einfacher bei deiner Krankenkasse erfragen.
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Kann ich die Vertretung jederzeit beenden?
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Ja – sowohl Inhaberinnen und Inhaber als auch Vertreterinnen und Vertreter können die Berechtigung jederzeit löschen.
Hinweis: Die Löschung der Vertretung ist nur mit einem Smartphone und der ePA-App möglich. Achte darauf, dass du nur Personen Zugriff auf deine ePA erteilst, denen du voll und ganz vertraust, sofern du deine ePA-App selbst nicht nutzen kannst.
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Was ist, wenn meine Vertreterin oder mein Vertreter der eigenen ePA widersprochen hat?
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Das ist kein Problem – die Person muss lediglich den Registrierungs- und Identifizierungsprozess ihrer eigenen ePA-App abgeschlossen haben. Die Nutzung der ePA-App ist auch ohne eine aktive ePA möglich.
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Können Vertreterinnen und Vertreter selbst weitere Personen benennen?
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Nein – das ist ausschließlich den Inhaberinnen und Inhabern vorbehalten.
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Kann die Vertreterin oder der Vertreter die gesamte ePA löschen?
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Nein – nur du selbst kannst deine gesamte ePA löschen.
Kurz & knapp
- Vertreterzahl: Bis zu fünf Personen
- Erforderlich: ePA‑App + Gesundheits‑ID (ggf. auch eGK+PIN der Person, deren ePA verwaltet werden soll) und Smartphone für Vertreterinnen und Vertreter
- Rechte der Vertreterinnen und Vertreter: Einsehen, Dokumentenmanagement, Rollenzuteilung, Einblick in Protokolldaten
- keine Vertretungsbefugnis für andere Personen, keine Löschung der gesamten Akte
- Besonderheit bei Kindern: Eltern verwalten für Kinder bis 16 Jahren. Danach entscheiden Jugendliche selbst
Fazit
Die Vertretungsfunktion der ePA ist flexibel, sicher und übersichtlich gestaltet. Sie ermöglicht es, vertrauenswürdigen Personen die aktive Unterstützung und Pflege deiner oder einer anderen ePA zu übertragen. Ob Eltern, Angehörige, Betreuende oder Notfallkontakte. Sie kann gezielt eingebunden werden und dich im Alltag unterstützen.
