Vertreterregelung in der elektronischen Patientenakte

In der elektronischen Patientenakte (ePA) kannst du Vertreterinnen und Vertreter festlegen. Erfahre hier, wie es funktioniert.

Was ist eine ePA‑Vertretung?

Die ePA‑Vertreterregelung ermöglicht es, Dritten – bis zu fünf Personen – die Verwaltung der eigenen elektronischen Patientenakte zu übertragen. Das kann sinnvoll sein, wenn jemand – zum Beispiel Kinder, ältere Familienmitglieder oder nahestehende Personen – die App nicht selbst nutzen kann.

Wer kann Vertreterin oder Vertreter sein?

  • Familienangehörige, enge Bekannte oder gesetzliche Betreuer – eine Verwandtschaft ist keine Voraussetzung
  • Vertreterinnen und Vertreter müssen eine eigene ePA‑App, eine Gesundheits‑ID/E‑GK + PIN und ein Smartphone oder ein Tablet besitzen
  • Die Vertretung funktioniert nur innerhalb desselben Aktensystems. Welches Aktensystem deine Krankenkasse benutzt, kannst du ganz einfach bei deiner Krankenkasse erfragen.

Was dürfen Vertreterinnen und Vertreter?

  • Dokumente einsehen, hochladen, herunterladen, verbergen und löschen
  • Zugriffsrechte für Ärztinnen und Ärzte, Krankenhäuser und Apotheken vergeben oder entziehen
  • Protokolldaten und Log‑Einträge einsehen
  • Keine Berechtigung zur Vertretung anderer Personen oder zur vollständigen Löschung der ePA

Schritt-für-Schritt: Vertretung einrichten

Variante A – du richtest eine Vertretung für eine andere Person ein:

  1. Melde dich mit deinen Zugangsdaten in deiner ePA‑App an.
  2. Wechsle in den Bereich „Berechtigungen“ → „Vertretung hinzufügen“.
  3. Gib den Namen, die E‑Mail-Adresse und die Versichertennummer der Person ein.
  4. Die Person erhält eine E‑Mail zur Bestätigung.

Variante B – Für sich selbst eintragen lassen:

  1. Die zu vertretende Person meldet sich in ihrer ePA‑App an.
  2. Du gehst auf „Vertretung einrichten“ und fügst sie als Vertreterin oder Vertreter hinzu.
  3. Du wirst per E‑Mail informiert, dass du nun Zugriff hast.

Hinweis: Maximal 5 Vertreterinnen und Vertreter sind pro ePA möglich.

Wann ist das sinnvoll?

  • Kinder, Jugendliche (unter 15 bis 16 Jahre): Eltern oder Sorgeberechtigte verwalten die Akte – ab 15 oder 16 Jahre übernehmen die Jugendlichen selbst
  • Ältere oder Pflegebedürftige, Personen ohne eigenes Smartphone oder mit eingeschränkter Fähigkeit, Apps zu nutzen
  • Eigenständige Hilfe‑Szenarien im Notfall oder Alltag, zum Beispiel bei chronisch Kranken

Häufige Fragen (FAQ)

Muss die Vertreterin oder der Vertreter bei derselben Krankenkasse sein?

Nein – lediglich dasselbe Aktensystem wird benötigt (noch).

Kann ich die Vertretung jederzeit beenden?

Ja – sowohl Inhaberinnen und Inhaber als auch Vertreterinnen und Vertreter können die Berechtigung jederzeit löschen.

Braucht die vertretende Person eine eigene ePA?

Nein – sie muss lediglich ein eigenes ePA‑App‑Zugangsprofil haben.

Können Vertreterinnen und Vertreter selbst weitere Personen benennen?

Nein – das ist ausschließlich den Inhaberinnen und Inhabern vorbehalten.

Kann die Vertreterin oder der Vertreter die gesamte ePA löschen?

Nein – sie kann nur einzelne Dokumente löschen, nicht die komplette Akte.

Kurz & knapp

  • Vertreterzahl: Bis zu 5 Personen
  • Erforderlich: ePA‑App + Gesundheits‑ID und Smartphone für Vertreterinnen und Vertreter
  • Rechte der Vertreterinnen und Vertreter: Einsehen, Dokumentenmanagement, Rollenzuteilung, Log‑Einblick – keine Vertretungsbefugnis für andere Personen, keine Löschung der gesamten Akte
  • Besonderheit bei Kindern: Eltern verwalten für Kinder unter 15 bis 16 Jahren; danach entscheiden Jugendliche selbst

Fazit

Die Vertreterregelung der ePA ist flexibel, sicher und gut strukturiert – ideal, um vertrauenswürdigen Personen die aktive Hilfe und Datenpflege deiner oder fremder ePA zu ermöglichen. Egal ob Eltern, Angehörige, Betreuende oder Notfallkontakte – sie können gezielt eingebunden werden, ohne Kontrolle zu verlieren.

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