Vertreterregelung in der elektronischen Patientenakte
In der elektronischen Patientenakte (ePA) kannst du Vertreterinnen und Vertreter festlegen. Erfahre hier, wie es funktioniert.
Was ist eine ePA‑Vertretung?
Die ePA‑Vertreterregelung ermöglicht es, Dritten – bis zu fünf Personen – die Verwaltung der eigenen elektronischen Patientenakte zu übertragen. Das kann sinnvoll sein, wenn jemand – zum Beispiel Kinder, ältere Familienmitglieder oder nahestehende Personen – die App nicht selbst nutzen kann.
Wer kann Vertreterin oder Vertreter sein?
- Familienangehörige, enge Bekannte oder gesetzliche Betreuer – eine Verwandtschaft ist keine Voraussetzung
- Vertreterinnen und Vertreter müssen eine eigene ePA‑App, eine Gesundheits‑ID/E‑GK + PIN und ein Smartphone oder ein Tablet besitzen
- Die Vertretung funktioniert nur innerhalb desselben Aktensystems. Welches Aktensystem deine Krankenkasse benutzt, kannst du ganz einfach bei deiner Krankenkasse erfragen.
Was dürfen Vertreterinnen und Vertreter?
- Dokumente einsehen, hochladen, herunterladen, verbergen und löschen
- Zugriffsrechte für Ärztinnen und Ärzte, Krankenhäuser und Apotheken vergeben oder entziehen
- Protokolldaten und Log‑Einträge einsehen
- Keine Berechtigung zur Vertretung anderer Personen oder zur vollständigen Löschung der ePA
Schritt-für-Schritt: Vertretung einrichten
Variante A – du richtest eine Vertretung für eine andere Person ein:
- Melde dich mit deinen Zugangsdaten in deiner ePA‑App an.
- Wechsle in den Bereich „Berechtigungen“ → „Vertretung hinzufügen“.
- Gib den Namen, die E‑Mail-Adresse und die Versichertennummer der Person ein.
- Die Person erhält eine E‑Mail zur Bestätigung.
Variante B – Für sich selbst eintragen lassen:
- Die zu vertretende Person meldet sich in ihrer ePA‑App an.
- Du gehst auf „Vertretung einrichten“ und fügst sie als Vertreterin oder Vertreter hinzu.
- Du wirst per E‑Mail informiert, dass du nun Zugriff hast.
Hinweis: Maximal 5 Vertreterinnen und Vertreter sind pro ePA möglich.
Wann ist das sinnvoll?
- Kinder, Jugendliche (unter 15 bis 16 Jahre): Eltern oder Sorgeberechtigte verwalten die Akte – ab 15 oder 16 Jahre übernehmen die Jugendlichen selbst
- Ältere oder Pflegebedürftige, Personen ohne eigenes Smartphone oder mit eingeschränkter Fähigkeit, Apps zu nutzen
- Eigenständige Hilfe‑Szenarien im Notfall oder Alltag, zum Beispiel bei chronisch Kranken
Häufige Fragen (FAQ)
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Muss die Vertreterin oder der Vertreter bei derselben Krankenkasse sein?
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Nein – lediglich dasselbe Aktensystem wird benötigt (noch).
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Kann ich die Vertretung jederzeit beenden?
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Ja – sowohl Inhaberinnen und Inhaber als auch Vertreterinnen und Vertreter können die Berechtigung jederzeit löschen.
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Braucht die vertretende Person eine eigene ePA?
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Nein – sie muss lediglich ein eigenes ePA‑App‑Zugangsprofil haben.
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Können Vertreterinnen und Vertreter selbst weitere Personen benennen?
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Nein – das ist ausschließlich den Inhaberinnen und Inhabern vorbehalten.
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Kann die Vertreterin oder der Vertreter die gesamte ePA löschen?
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Nein – sie kann nur einzelne Dokumente löschen, nicht die komplette Akte.
Kurz & knapp
- Vertreterzahl: Bis zu 5 Personen
- Erforderlich: ePA‑App + Gesundheits‑ID und Smartphone für Vertreterinnen und Vertreter
- Rechte der Vertreterinnen und Vertreter: Einsehen, Dokumentenmanagement, Rollenzuteilung, Log‑Einblick – keine Vertretungsbefugnis für andere Personen, keine Löschung der gesamten Akte
- Besonderheit bei Kindern: Eltern verwalten für Kinder unter 15 bis 16 Jahren; danach entscheiden Jugendliche selbst
Fazit
Die Vertreterregelung der ePA ist flexibel, sicher und gut strukturiert – ideal, um vertrauenswürdigen Personen die aktive Hilfe und Datenpflege deiner oder fremder ePA zu ermöglichen. Egal ob Eltern, Angehörige, Betreuende oder Notfallkontakte – sie können gezielt eingebunden werden, ohne Kontrolle zu verlieren.