Lohnkonto
Der Arbeitgeber hat am Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen. In das Lohnkonto sind die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu übernehmen. Bei jeder Lohnzahlung für das Kalenderjahr, für das das Lohnkonto gilt, sind im Lohnkonto die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer einzutragen.
Begleitende Entgeltunterlagen
Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 1 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) werden in der Regel maschinell geführt. Anders verhält es sich bei den die Entgeltabrechnung begleitenden und erläuternden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV; sie lagen in der Vergangenheit ganz überwiegend in Papier vor. Seit Anfang 2022 sind nun auch diese Unterlagen ausschließlich elektronisch vorzuhalten (für das Jahr 2022 sollen Verstöße von den Betriebsprüfern aber nicht beanstandet werden). Diese Neuerung steht im engen Zusammenhang mit der seit dem 01.01.2023 verpflichtenden elektronisch unterstützten Betriebsprüfung.
Für Prüfzeiträume bis zum 31.12.2026 können sich Arbeitgeber – auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung – von der Verpflichtung zur elektronischen Führung der begleitenden Entgeltunterlagen befreien lassen.
